Vi avholder årsmøte 14. juni

Sjekk årsmøteannonsen i HA på denne linken:

https://gimle-if.no/wp-content/uploads/2021/05/889317-2280867.pdf

Etter styremøtet mandag 10. mai er det nå fastsatt at vi avholder årsmøtet for 2021, mandag 14. juni, enten fysisk på Venåshytta klokka 18 eller digitalt via Teams med oppstart klokka 18 samme dag.

Her er et referat fra styremøtet 10. mai:

Møtt: Dag Borge Svendsen, Tore G. Moen, Oddbjørn Gresholt, Knut Vingerhagen, Nils Gundersen, Tor Hernes

Saker:

1. Vi svarer Kontrollutvalget på spørsmål de ønsker svar på 

• Nils Gundersen og Tor Hernes møtte fra Kontrollutvalget og fortalte litt om deres arbeid. Dessuten tok de opp  en del punkter og ønsker for å lette arbeidet inn mot styret.
• Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt alle styrereferater direkte på epost og uttrykte et sterkt ønske om et godt samarbeid med styret.
• Utvalget ønsker jevnlige rapporter om økonomisituasjonen, når styret har dette oppe på sine styremøter
• Utvalget mente at styret bør være godt informert om alt som skjer i klubben, også på den økonomiske siden, slik at utvalget spør styret om detaljer i regnskapet, og slipper å spørre Siffer og Berg sparebank.
• Utvalget oppfordret styret til å opprette prosjektledere når prosjekter skulle gjennomføres, som så hadde kontroll på alle regninger ifht. tildelt budsjett for prosjektet. Utvalget minnet om at det da var lettere å søke momskompensasjon i etterkant.
• Styret ved Morten forklarte en del av bakgrunnen for at det ikke har full oversikt over alle detaljer ennå, i og med ganske kort fartstid i styret, men lover å holde utvalget godt oppdatert på alle relevante opplysninger.

2. Årsmøte

• Annonse om årsmøtet i Gimle er satt inn i HAs papiravis 12. mai ( se bildet av annonsen helt øverst i denne saken)
• Forslagsfrist er 31.mai
• Alle sakspapirer angående årsmøtet legges ut på vår hjemmeside senest 7. juni.
• Da vil det trolig også bli gitt beskjed om møtet kan holdes fysisk eller digitalt
• Hvis møtet holdes digitalt må de som ønsker å være med på møtet gi beskjed om dette ved å sende inn ønsket til Gimles e-post: post@gimle-if.no, eller ringe Morten Paulsen på 99205328.

3. Økonomi

•  Vi har en stor utbetaling på ca 65.000 kroner for betaling av skilt for prosjektet Store og Lille Venåsrunden, men får samtidig inn 40.000 kroner fra Sparebank1Østfold Akershus for prosjekt Tusenmeterskogen. (se pkt 7)
• Veterangruppa og damegruppa har avsluttet sine kontoer med binding til Gimle IF, etter ønske fra Siffer, og har overført til sammen rundt 62,000 kroner til Gimles konto.  

4. Hytta

• Vi har fått bevilget 250.000 kr i gaver fra Berg sparebank og Sparebank1Stiftelsen Halden som skal dekke arbeider på hytta – vegg og vinduer – røykvarslere – el.kontroll og takstmann.
• Mesterbygg Halden AS har fått jobben med å skifte ut veggen og vinduene og  trolig starter denne jobben opp like etter sommeren.
• El-kontrollen på hytta er nå ferdig gjennomført og alt det elektriske er nå i orden.
• Vi ønsker en tilstandsrapport på hytta og takstmann er kontaktet.
• Vi legger en plan for vasking, skraping og maling av hytta – som vi gjør på dugnad.

5. Medlemsfakturering

Status pr 5.4: Det er registrert 134 medlemmer på KlubbAdmin. Fire har ikke betalt, 26 er kreditert, fordi de allerede har betalt direkte, men også inklusiv de som ikke har betalt på to år – disse blir meldt ut.

6. Store og Lille Venåsrunden

Nå har Stangeskovene gitt oss stolper til prosjektet, som vi venter på å motta. Skilt og kartoppslag er allerede mottatt. Tore har kontroll på hvor stolpene og karttavlene skal opp langs løypene og lager et kart som også viser dette. Nå stolpene kommer blir dette en felles dugnad for å sette ut alle skilt og stolper i marka.

7. Diverse info

• Avsluttende Årsmøte i O-VM 2019– Morten deltok på Teams og det ut til at Gimle vil motta ca. 45.000 kroner i utbytte etter to ulike fordelingsnøkler. Her kjøpte vi aksjer for 30.000 kroner. Vi venter på referat fra det avsluttende årsmøtet.
• Prosjekt Tusenmeterskogen:
• Vi har nå fått beskjed om at vi er innvilget 40.000 fra Sparebank1Østfold Akershus til oppgradering av Tusenmeterskogen og naturstiplakatene.
• vi setter opp et stort oversiktskart over 1000-meterskogen i nærheten av klatreveggen. Her setter vi opp en postkasse der folk kan forsyne seg gratis av kart over skogen og selv finne postene som ligger ute i marka hele året. Vi går over alle poststolpene og bytter ut de som er dårlige og sjekker at alle står ute der de skal. Alle naturstiplakatene som står plassert rundt i marka oppgraderes samtidig. Også en tavle med oversiktskart over Venåsmarka settes opp, ved parkeringsplassen opp mot hytta.

Neste styremøte tirsdag 1. juni kl 18 Venås – hvis det kommer forslag som skal behandles til årsmøtet. Hvis ikke tar vi en nærmere vurdering om behov.