Ny årsmøtedato bestemt; mandag 19.oktober

Styret har hatt styremøte med flere viktige saker som vi her forteller om.

Når det gjelder årsmøtet, prøver vi igjen og satser på at det  skal avholdes mandag 19. oktober 2020 klokka 18 på Venåshytta. Dette vil bli annonsert i HA før 19. september. Frist for å komme med forslag blir da 5. oktober og innen 12. oktober blir fullstendig saksliste lagt ut på denne nettsiden, samt papirutgaver på Venåshytta hvis folk vil hente der.

Her er et noe redigert og forkortet referat fra styremøte tirsdag 1. september 2020.

Møtt: Mia, Tore, Oddbjørn, Knut, Tone, Dag, Morten

Saksliste:

1. Årsmøte

Holdes mandag 19. oktober kl 18 på Venåshytta

Som vil bety at vi må innkalle via HA og på GIFs hjemmeside innen 19. september

At frist for forslag er mandag 5. oktober

At fullstendig saksliste skal være tilgjengelig senest 12. oktober.

2. Åpning av hytta

Planen er åpning 25.oktober

• Vi må ha en smittevernsplan og lage plakater for utendørs bruk og inne på bordene
• Inngang hytta blir gjennom herregarderoben, der folk kan vaske hender, utgang gjennom hoveddør. Anitbac til publikum, klorvask av border og egen rengjører blant hyttevaktene.
• Hyttevaktlistene – noen justeringer blir det- Morten oppdaterer og informerer de berørte
• Kaffe-vaffelavtalen med Berg sparebank innebærer at vi kan selge vaffel for 15 kroner og kaffe for 10 – mot at sponset beløp, avtalen varer ut 2021, som kan reforhandles. Skilt er laget- ett skilt skal stå ute – ett på disken inne.

3. Status etter utsending av infobrev

• Medlemskontingenter – fått inn ca. 20.000 kr i kontingenter og treningsavgift siden brevet gikk ut 13. august.
• Stolpekontrakter – vi har nå solgt 22 av 55 stolper.

4. Økonomi

• Våre forsikringer – er alle nødvendige? Trolig kutter vi ut forsikring av lavvo, og sjekker om vi må ha forsikring på snøscooter. Vi betaler rundt 60.000 kr i året i forsikringer og skal se nærmere på dette, om vi kan få den summen ned.
• Er regnskapsfirma Siffer for dyre – hva med Viking regnskapskontor eller BIA regnskapslag? Det viser seg at Siffer har tatt for høy timespris og vi får en kreditnota. Årsak er rabatt på prisen hos Siffer pga at vi er idrettslag. Dermed ser det ut for at vi beholder Siffer, men Dag går en runde med de og prøver å få en deling – hva gjør vi- hva gjør de. Det vil senke kostnadene.
• Kan Monsternett være vår serverleverandør for GIFs hjemmeside og ikke GP Dataservice? Dag har innhentet pris fra Monsternett og de er en del rimeligere – vi venter med bytte til etter et møte med mulig ny nettside-lager for oss. Dag og Morten skal ha det møtet 10. september.
• Hva betaler vi til o-kretsen? 11% betyr mellom 170 og 200 medlemmer og vi har fått en regning på over 20.000. Morten tar en sjekk på om dette kan stemme.

5. Brøyteavtale

Vi må ha en ny brøyteavtale etter at Bygdeservice har sagt opp avtalen.

Per Nordby – som bor på Nordby gård ved Asak kirke, kan være interessert- Morten treffer trolig han onsdag 9. september for en befaring på Venås.

6. O-løp 2021

• Vi er spurt om å ta på oss KM mellomdistanse 28. august neste år. Klarer vi dette?
• Vi føler at det kommer for tidlig i 2021 og takker nei.

7. Diverse

• Knut sjekker med kommunen om vannmåleren på hytta og vannforbruket.
• Morten sjekker med kommunen om de høye kommunale avgiftene er riktige
• Dag sjekker med vår strømleverandør Ustekveikja om avtalen er bra nok. Vi bør han en faktura på både strøm og nett (Hafslund).
• Morten har søkt Statsskog om penger til løypene i marka. Er vi heldige kan vi få 10.000 kr.
• Idrettsrådet innkaller til høstkonferanse i slutten av oktober – Morten deltar og kanskje flere fra styret.
• Morten og Knut går gjennom plan for hytta og sender inn til kommunen denne planen innen fristen 18. 9, som kan bety at vi på sikt kan komme med på tildeling av tippemidler.

8. Neste styremøte :

• Tirsdag 6.10 klokka 19 på Venås.

Morten (ref)