Siste nytt fra styret – årsmøte 6. mars

Referat fra styremøte

Tid og sted: mandag 9. januar 2023 på Venåshytta klokka 18

Møtt: Knut, Oddbjørn, Dag, Tone og Morten. Veronika meldt forfall.

SAK 1: REGNSKAPSFØRING

Vi jobber fortsatt med muligheten for å bytte regnskapsfører fra Siffer til noe annet, på grunn av høye kostnader rundt føringen av regnskapet.

SAK 2: STATUS ØKONOMI

Det ser ut til at vi kommer til å ha et lite overskudd i 2022, men høye strømregninger truer oss.

Utleie av hytta har gått veldig bra og her ligger vi over budsjett. Også salg i kiosken har gått bedre enn forventet..

Tone sender nå ut fakturaer til de som har vært med på o-løp. Dessuten møtes Dag, Tone og Morten tirsdag 17.  for å sende ut fakturaer på medlemskontingent.

 

SAK 3: STRØMUTGIFTENE

I 2022 ble det brukt rundt 47.000 kW strøm totalt for hytta og lysløypa.

Strømregningen for desember gikk i været og kom på ca. 30.000 kroner, selv om forbruket ikke økte mye. Strømprisene var derimot høye og dette slo hardt ut.

For 2022 vil strømutgiftene havne på ca. 160.000 kroner mot 100.000 budsjettert. Trekker vi fra strømstøtte vil vi havne på netto ca. 120.000 kroner i strømutgifter.

Strømstøtte for oktober-november og desember kan søkes fra i midten av januar.

SAK 4: HYTTA

Knut har jobbet videre med å innhente anbud på installering av bergvarme, altså å bore etter varmt vann. I tillegg skal vi nå få en vurdering av Mesterbygg AS om isolering av lille og store peisestua og hva som må til der. Vi ber om et anbud der. Foreløpig kalkyle viser at dette brått kan havne på rundt 1 million kroner. Men da er vi altså sikret i mange år framover med lave strømutgifter – muligens en halvering.

Morten kom med forslag om å også innhente et anbud på varmepumper for store- og lille peisestue og kjøkkenet, for å ha et alternativ i en søknadsprosess. Skulle vi få avslag på søknad om bergvarme kan alternativet bli varmepumper, som også vil redusere strømforbruket. Morten innhenter anbud på varmepumper.

 

SAK 5: DIVERSE

1.Utleie av hytta:

– Utsiktene for 2023 ser greie ut og det ser ut til at vi også i år skal leie ut til o-løpere på sommeren. Det gir bra med inntekter.

2. Henger med tipp – Oddbjørn får fullmakt til å handle inn en slik henger og estimert kostnad er mellom 20.000 og 30.000 kroner.

Knut mente vi burde skaffe oss et brøyteskjær foran på traktoren. Dette vurderer vi å skaffe foran neste vintersesong.

3. Idrettens online

Vi har fått en forespørsel om vi ønsker å gå over til denne plattformen der hjemmeside, fakturering av medlemskontingent, kalender og annet samles i ett, men vi takker nei og fortsetter med det vi har i dag, egen hjemmeside knyttet opp mot Word Press og KlubbAdmin.

Kort info om:

– Handlingsplan fram til 2026 revidert og vil bli lagt fram på årsmøtet

Høring av kommedelplan idrett og fysisk aktivitet – høringsfrist 26.01.2023 – denne er nå sendt ut til alle i styret.

Støtte til lysløypene gjennom Halden kommune – her fikk fem klubber til sammen 350.000 kroner for 2023 og dette var nye toner fra kommunen. Meget positivt at vi er tatt inn i varmen.  Morten tar kontakt med klubbene og så lager vi en fordelingsnøkkel – regner med utbetaling i slutten av året 2023.

Merking/skilting av Venås og Høiåsmarka – Gimle og HSK har nå vært igjennom alle de ca 80 stikryssa i marka som blir skiltet og neste skritt er nå en verifisering av alle navn og avstander, før vi starter prosessen med søknader.

– Åpen dag på hytta 2. juledag 2023 – hytta fyller da 90 år

– Kapitalkonto økt med 100.000 kr

– Brøyting/strøing av vei – avtale opprettet – pr dags dato er det foretatt en brøyting og fire strøinger. Ellers har Knut kjørt traktoren og brøytet p-plasser og vei. Veldig flott at vi kan ordne en del av dette selv. Det sparer vi mye penger på.

– Ny vaskemaskin montert

Østfold o-krets kretsting 7. februar – Morten spør om Tore kan møte

Innspill anlegg til HIR- kommunen – vi har sendt inn innspill om status på våre anlegg og hva vi har planer om framover., Av store oppgaver framover er en bedre strømforsyning til hytta og nytt verksted/garasjeanlegg.

Søknad gavemidler fra HIR – vi legger inn en søknad om støtte til ny klatrevegg.

 

SAK 6: PLAN FOR ÅRSMØTE

• På Venås mandag 6. mars kl 18
• Frist for innkalling: 6. februar
• Morten sender ut innkalling til alle medlemmer pr. epost innen 6. februar og henviser også til hjemmesiden. Alle sakspapirer legges ut på hjemmesiden til Gimle søndag 26. februar.
• Frist for innsending av forslag: mandag 20. februar

 Neste styremøte:

Mandag 13. februar klokka 18 på Venås (da innkalles også kontrollutvalget)

Vi må også ta sikte på et styremøte mandag 27. februar kl 18 på Venås

Morten (ref)