Saksliste til årsmøte

Saksliste til årsmøte i Gimle IF
19.oktober 2020 klokka 18.00 på Venåshytta

1. Godkjenne de stemmeberettigede.
2. Velge dirigent
3. Velge protokollfører – referent.
4. Velge to medlemmer til å underskrive protokollen.
5. Godkjenne innkallingen.
6. Godkjenne saklisten.
7. Godkjenne forretningsorden.
8. Behandle idrettslagets årsberetning.
Kort redegjøring for hva som har skjedd siden ekstraordinært
årsmøte 8.5 2020
9. Behandle idrettslagets regnskap for 2019.
Kort redegjøring for økonomisk status pr. dags dato.
10. Behandle forslag og saker.
11. Fastsette medlemskontingent, og treningsavgift.
12. Vedta idrettslagets budsjett for 2020
Kort redegjøring for økonomiske planer fram mot neste årsmøte.
13. Behandle idrettslagets organisasjonsplan.
14. Foreta følgende valg:
a) leder
b) nestleder
c) tre styremedlemmer
d) varamedlem til styret
e) Kontrollutvalg med to medlemmer
f) varamedlem til kontrollutvalget
g) Gi styret fullmakt til å oppnevne representanter til ting og møter i
de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett.
h) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.

 

Pkt 7: Forretningsorden
Årsmøtet ledes av Tor Hernes
Folk som ønsker å si noe henvender seg til dirigenten ved håndsopprekning
Lovforslagene som legges fram noe senere på dette årsmøtet skal ha 2/3 flertall for å bli godkjent, for andre forslag er det simpelt flertall
Når årsmøtet avsluttes blir det servert kringle, kaffe og drikke

Pkt 8: Behandle idrettslagets årsberetning
Årsberetning fra hyttestyret i Gimle IF 2019

Hyttestyret har dette året bestått av:
Leder: Mari Kindem, Arne Kristiansen, Tom-Egil Bratli, Trond Glomsrød, Kari Sørensen og Iren Braseth.
Det har vært avholdt 1 møte i hyttestyret.
Hytta har fått nytt tak i løpet av høsten. Hellberg og co har stått for jobben sammen med gubbegjengen og med pengestøtte fra Berg sparebank.
Årets vaskedugnad var 14.10.19, her rakk gjengen å vaske kjøkken og liten peisestue, garderober og ungdomsrom. Gubbegjengen har senere vasket ned den store peisestua, og det er vasket over i 2.etg. Kvelden ble avsluttet med pizza for alle som var med.
Gjennom vinteren har alle pokaler og pokalskapet blitt pusset og gulvet i både liten og stor peisestue ble lakket rett før hytta åpnet for sesongen.
Gjennom året er det en del utleie i helgene. Vi ser at det er mindre utleie om vinteren enn vår og høst. I sommer ble det leid ut til klubber før o-VM. Sesongen for åpen hytte ble i år avkortet med 3 søndager da vi ble nødt til å stenge i forbindelse med nasjonale føringer for smittevernregler i forbindelse med korona viruset. Dette har også fått innvirkning på planlagt utleie av Venåshytta da konfirmasjoner mm ble utsatt til høsten. På grunn av utsettelser av diverse arrangementer vil hytta være leid ut noen søndager i høst. Dette vil medføre at Venåshytta vil være stengt disse søndagene for publikum. Og det har vært flere søndager med veldig dårlig vær i vinter som har preget hyttevaktene og vært medvirkende årsak til dårlig besøk og salg på hytta enkelte søndager denne sesongen.
Hyttestyret vil gjerne få takke «gubbegjengen» for alt stort og smått av vedlikehold som de gjør både innvendig og utvendig på hytta i året som har gått!

Leder hyttestyret 2019
Mari Kindem

Årsberetning for orienterings-/ungdomsutvalget 2019

Tore Grønlund Moen (leder), Mia Jønsberg, Ingrid Grønlund Moen, Thore Østraat-Lauritzen

Utvalget har ikke hatt noen formelle møter, men har kommunisert jevnlig gjennom året.

Treningene er som følger:

• Løpstrening mandag kl 18 (stort sett tre deltakere)
• Styrke/innebandy tirsdag kl 18 Gimle skole (8-10 deltakere)
• O-trening med kveldsmat torsdag kl 18 (5-10 deltakere)

Det er vanskelig å få med ungdommene på løp, men de trives på trening.
2 av ungdommene har tatt trener 1-utdanning (Mia Jønsberg og Håkon K. Knutsen), og er nylig ferdig med praksis.

O-løp
I 2019 har det vært 83 starter i o-løp i Norge, samt noen i utlandet.
Av disse 83 er 50 starter i aldersgruppen 70+, og 12 starter i aldersgruppen -18.

Gimle IF har også et betydelig antall deltakere i Atomens onsdagsløpsserie i Halden, med drøyt 250 starter i aldersgruppen 40+.

Kretsmestere for Gimle IF i 2019:
Willy Grønstad H70 KM Mellom
Willy Grønstad H70 KM Lang

Klubbens o-arrangementer i 2019:
-KM Sprint, Tistedal skole. Løypelegger/løpsleder Per Øyvind Kindem. 122 deltakere.
-Ungdomsserien løp 2, Venås. Løypelegger/løpsleder Per Øyvind Kindem. 120 deltakere.
-Noen medlemmer har også deltatt som frivillige i WOC 2019, men styret har ikke engasjert seg i dette, da det er nok jobb å holde «hjulene i gang» i den lille klubben vi har.

Gimles kart
Det er foretatt en liten revisjon av Venåskartet i området rundt Tosterød v.g. skole (nye skolebygg, ny tursti).

Turorientering
Gimle IF deltar som tidligere i tur-o-samarbeidet med TFL, HSK, og Idd SK. Trygve Fosse har gjort en stor innsats med dette.
HSK har ønsket å bruke Gimles kart til Stolpejakt, men dette ønsker vi i så fall skal gå gjennom tur-o-gruppa slik at det blir et samarbeid mellom alle klubbene.

Tusen takk for all innsats i 2019!

Asak, 9. mars 2020
Tore G. Moen

 

Kort gjennomgang av noe som har skjedd siden ekstraordinært årsmøte 8.5 2020
Styret har bestått av:
Leder: Morten Paulsen
Nestleder: Mia Jønsberg
Kasserer: Dag Borge Svendsen
Leder orientering og arrangement: Tore Moen
Leder hytte: Knut Vingerhagen
Leder ski og løyper: Oddbjørn Gresholt
Vara til styret: Tone Albinson
I tillegg:
Revisor: Lars Th. Larsen
Valgkomite: Ingvar Nordås og Kjell Bergstrøm

• Det har vært avholdt fem styremøter. Styret har jobbet med å få en oversikt over økonomien og har klart å styrke denne med rundt 200.000 kroner. En av årsakene er at vi fikk 94.500 kroner i Covid-19-midler fra Staten, på grunn av tapte leieinntekter og tapte kioskinntekter. Dessuten har styret brukt tiden til å få en oversikt over alle avtaler vi har inngått, fornyet noen av dem og inngått nye. I tillegg til dette har Covid-19- pandemien satt sitt preg på arbeidet i styret og for våre medlemmer.
• Midt i august leverte og sendte vi ut rundt 110 infoskriv i postkassene til våre medlemmer, der vi ga en kort informasjon om hva vi jobbet med og med spørsmål om medlemmene kunne betale inn kontingenter og treningsavgift hvis de ikke hadde gjort det for 2019 og 2020. Responsen var god og dette bedret øknonomien vår med rundt 30.000 kroner. For 2021 vil vi prøve å sende ut kontingentene i løpet av januar.
• Vi har fornyet kontrakter og solgt nye stolper i lysløypa. Så langt er 24 av 55 stolper solgt!
• Vi har opprettet en facebookside; Gimle IF Venåshytta, og siden oppstarten 13. mai er det nå nesten 300 som følger siden.
• Vi har bestemt oss for å lage en ny nettside eller hjemmeside for Gimle IF og har en avtale med Halden-dame Anette Lillestrand i firma Pion som skal lage siden for oss. Denne blir også mye lettere å bruke på mobilen enn den forrige. Vi bytter også serverleverandør til nettsiden, fra GP Dataservice til Monsternett, som vi sparer litt penger på.
• Vi bestemte oss for å velge firma Erling Grimsrud AS til å oppgradere veien opp til hytta, og en oppgradering av lysløypene. Disse jobbene blir finansiert gjennom gaver på totalt 410.000 kroner, så vi slipper å belaste egen konto på disse store investeringene.
• Det er laget en ny grillplass bak Venåshytta der vi fikk støtte gjennom Halden Arbeiderblad. Den overbygde grillplassen ved Lavvoen er også fornyet. Det fikk vi i gave av Fredriksten Rotary.
• Hytta har vært forsøkt åpnet, og skulle åpne kommende helg, men vi har bestemt å vente til smittesituasjonen er bedre og det er forsvarlig, både for publikum og våre egne vakter. Vi har kontakt med Halden Skiklubb, TFL og TTIF og har blitt enige om å vente med å åpne hyttene samtidig, hvis det blir noe åpning i det hele tatt. I så fall vil dette bli annonsert i HA og lagt ut på vår hjemmeside og facebooksiden. Da vil hyttevaktlista bli stående slik den er i dag, slik at de som er satt opp på vakt når hytta åpner skal ha sine vakter, mens de som har vakter under stengningen slipper de vaktene.
• Treningene for gubbene tirsdager og torsdager, under ledelse av Trygve, har foregått utendørs hele tiden under coronasituasjonen, og 20. august ble også treningene for ungdomspartiet startet opp igjen, utendørs, under ledelse av Tore og Mia. Damene er også i gang. Onsdag 9. september startet de opp ute.
• Mesteparten av veterangjengen/dugnadsgjengen har møttes hver onsdag under coronatiden og har vært flinke til å følge smittevernreglene, takket være kyndig ledelse på kjøkkenet av Tor Hernes. Løyper er preparert, gress klippet og klopper bygget. Det er ryddet rundt parkeringsplassen ved oppkjørselen til Venås og kommunen har kjørt på noen lass med subbus på plassen, slik at den er blitt mye bedre.

PKT 9 på sakslisten
Behandle idrettslagets regnskap for 2019
(Se vedlegg Regnskap 2019)

(Se underskrevet regnskap)

(Se revisjonsrapport)

PKT 10 på sakslisten
Behandle forslag
Forslag til lovendring på årsmøtet
i Gimle IF den 19. oktober 2020
Styret foreslår følgende lovendringer i Gimle IF’s lov av 14.3.2015:
Paragraf 16 Årsmøtets oppgaver
pkt. 14 a): Styre med leder, nestleder, tre styremedlemmer og ett varamedlem.
pkt. 14 b): Kontrollutvalg med to medlemmer og ett varamedlem.

Begrunnelse og info:
Dette er i samsvar med NIFs nye lovnorm for idrettslag gjeldende fra 1. januar 2020, og endringene føres inn i LOV FOR GIMLE IDRETTSFORENING. Deretter legges loven ut på lagets hjemmeside, og det lages papireksemplar som leveres til de medlemmene som ønsker det.

FORSLAG TIL ÅRSMØTET I GIMLE IF 19.10 2020
Fra: Kjell Bergstrøm, Ingvar Nordås, Håkon Kopperud Knutsen og Morten Paulsen
GIMLE IF MOT 100 ÅR
FORSLAG: Årsmøtet gir styret i Gimle IF i oppdrag å behandle og drøfte alle forslagene, og så legge fram sine bemerkninger på et medlemsmøte, senest innen utgangen av 2020.
BEGRUNNELSE/BAKGRUNN: Et utvalg bestående av Kjell Bergstrøm, Ingvar Nordås, Håkon Kopperud Knutsen og Morten Paulsen har siden mai 2019 hatt fem møter der mandatet fra årsmøtet 2019 har vært tema. Mandatet lyder: «Det nedsettes et bredt utvalg som skal vurdere Gimle IFs framtid som idrettslag og driften av Venåshytta». «Utvalget bør avgi rapport til neste ordinære årsmøte». Forslaget ble framsatt av Kjell Bergstrøm, som også fikk i oppgave å skaffe medlemmer til utvalget.

 

FORSLAG:
Det lages en tiltaksplan for årene 2020 til 2026
Hovedpunkter
2020: Oppgraderinger vei og lysløype ca. 400.000 kr
2021: Venåshytta ca. 1.000.000 kr
Venåsrundene 65.000 kr
2022: Venåshytta 500.000 kr
Nærmiljøanlegg ca. 300.000 kr
2023: Venåshytta ca. 500.000 kr
Lysløyper/turstier ca. 20.000 kr
2024: 100-årsberetning i bokform ca 350.000 kr
2025: Lysløyper/turstier ca 20.000
2026: Jubileumsår Gimle IF 100 år! Ca. 50.000 kr
(se vedlegg – utfyllende plan)

 

 

2.Oppgraderinger
Det er vedtatt i styret å oppgradere veien og lysløypa, som også er starten på et nærmiljøanlegg for til sammen ca 410.000 kroner. Klubben har mottatt pengegaver fra Sparebank1stiftelsen (150.000), Berg sparebank (150.000), Sparebankstiftelsen DNB (60.000) og SpareBank1 Østfold Akershus (50.000) og anbudet er gitt til Grimsrud AS, som starter jobben i oktober 2020.

3. Hytta renoveres
I august 2019 ble det avdekket at hele sørveggen på hytta, med vinduer, trenger å byttes ut. Det ble oppdaget råte flere steder. Vi foreslår at fagfolk lager en tilstandsrapport på hele hytta, hva som må gjøres og hva dette vil koste. Det søkes så om midler fra ulike hold i hht TILTAKSPLAN 2020-2026.

4. Nye grillplasser
Ny grillplass med sittebenker i granitt er opparbeidet. Jobben utført av Lindhaugen AS.
Gammel grillplass under tak er oppgradert. Fredriksten Rotary har betalt regningen og Martin Glomsrød har stått for murerarbeidet.
Bord og krakker som står på åsen fornyes.
Lavvoen åpnes mer og gjøres mer attraktiv. Det lages en større døråpning, kanskje vinduer.

5. Nytt nærmiljøanlegg anlegges
1-kilometeren (den lille rundløypa på Venås) får nytt dekke. Langs løypa settes det ut fem solide trimapparater i moderne utforming.
(Se nærmere spesifisering i vedlegg)

6. Nye skilt settes opp
Det lages et Velkommen til Venås-skilt som settes opp ved innkjørselen til Venåshytta og et av samme slag i bunn av bakken opp til hytta. Her informerer vi litt om klubben, Venåsmarka, hytta og hva vi driver med.
(Se utfyllende vedlegg)

I tillegg til tiltaksplan foreslår utvalget følgende:
7. Gimle-folder lages og distribueres
Det lages en papirfolder med info om Gimle IFs arbeid og anlegg med tanke på å skaffe flere medlemmer til klubben. Folderen distribueres i postkassene til folk om bor på Gimle, Stenrød, Asakåsen og Næridsrød.

8. Klubben gir gratis trenerkurs til ungdommen
Gimle IF spanderer kurs på alle de yngre i klubben som vil trenerutdanne seg – vi tilbyr at de blir med på hele trenerstigen slik at de får en god utdanning, som forhåpentligvis kan brukes i Gimle igjen ved at trenerne prøver å rekruttere kommende o-løpere til klubben. Et trenerkurs er bra på CV-en.

9. Kurs i kart og kompass arrangeres
Klubben tar initiativ til et kurs i kart og kompass for hele familien som skal ut på tur-orienteringsturer. (se utfyllende kommentar)

Det holdes medlemsmøter
Gimle IF gjenopptar å holde medlemsmøter for sine medlemmer. Det inviteres til medlemsmøter, også med tema. Det kan hentes inn foredragsholdere og disse kan gjerne være åpne møter, ikke bare for medlemmer.

Bok Gimle IF 100 år lages
Det lages en jubileumsbok Gimle IF 100 år, som utgis i 2026.
Oppdraget settes bort til en egnet forfatter.
(se utdypende kommentar)

 

Halden august 2020

Kjell Bergstrøm Ingvar Nordås

 

Håkon Kopperud Knutsen Morten Paulsen

 

PKT 11 på sakslisten
Fastsette medlemskontingent og treningsavgift
Styret foreslår:
Ingen økning av kontingenter eller avgifter for 2021

Som betyr:
Kontingenter:
Medlem f.o.m. 20 år: 250 kroner
Medlem t.o.m. 19 år: 150 kroner
Familiemedlemskap (samme husstand): 600 kroner
Treningsavgifter:
Medlem f.o.m. 20 år: 200 kroner
Medlem t.o.m. 19 år: 100 kroner
Familiemedlemsskap: 400 kroner

 

PKT 13 til sakslisten
Behandle idrettslagets organisasjonsplan

Styret foreslår en ny organisasjonsplan for Gimle IF:
Forslag til ny organisasjonsplan
Organisasjon: Gimle IF’s ledelse består av leder, nestleder, tre styremedlemmer samt ett varamedlem. Laget har et valgt kontrollutvalg med to medlemmer og ett varamedlem.
Styret fordeler ansvaret for de forskjellige oppgaver/aktiviteter laget har på sitt program mellom styremedlemmene.
Styret oppnevner en ansvarlig for politiattestordningen og en ansvarlig for barneidrett.
Styret oppnevner etter behov utvalg og enkeltmedlemmer til å planlegge og gjennomføre spesielle arbeidsoppgaver, aktiviteter og arrangementer.

Kontrollutvalget arbeider i overensstemmelse med instruks og retningslinjer fra Norges Idrettsforbund.»

Aktivitet: Gmle IF’s hovedaktiviteter er å drive aktiv idrett og rekruttering innenfor orientering og skirenn, legge til rette for trim og mosjon blant medlemmene, holde Venåshytta i tilfredsstillende stand for inneaktiviteter og utleie, holde åpen kafe for turgåere om høsten og vinteren, legge til rette for mosjon og friluftsliv ved å vedlikeholde og merke turstier, samt ved åpne trimarrangementer.

Begrunnelse/info:
I følge NIF’s veileder til lovnorm for idrettslag skal organisasjonsplanen beskrive idrettslagets interne organisering og aktivitet. Lagets nåværende organisasjonsplan inneholder bare navnene på dem som er valgt i følge loven. På årsmøtet i 2019 ble det påpekt at organisasjonsplanen skal inneholde navnene på de særforbund laget er medlem av. Dette skal nå inngå i selve loven.

PKT 14 til sakslisten
Foreta følgende valg

Vedr. valgene på årsmøtet i Gimle IF
mandag 19. oktober 2020 på Venås
kl. 18.00.
Valgkomiteen har bestått av Kjell Bergstrøm og Ingvar Nordås.
Under forutsetning av at bebudet forslag om lovendring om endring av
antall styremedlemmer vedtas, har valgkomiteen følgende innstilling til
nytt styre:
Leder: Morten Paulsen
Nestleder: Dag Borge Svendsen
Styremedlemmer:
Hytte: Knut Vingerhagen
Orientering/arrangement: Tore Moen
Ski/løyper: Oddbjørn Gresholt.
Varamedlem: Mia Jønsberg
Kontrollkomite: Tor Hernes og Nils Gundersen, varamedlem Tone Albinson
Mvh Kjell Bergstrøm og Ingvar Nordås.

 

For punkt g:
Styret foreslår at årsmøtet gir styret fullmakt til å oppnevne representanter til ting og møter til overordnede ledd, slik som forbund, kretser o.l.

For punkt h:
Styret foreslår følgende valgkomite:

Thorbjørn Bjørlo (leder)
Lars Åge Seim
Vara: Eva Steffensen