Styremøte i Gimle IF
Tid og sted: Mandag 27. november 2023 klokka 18, på Venåshytta
Møtt: Dag, Knut, Tone, Morten, Britt B, Tor H.
SAK 1: ØKONOMI
Britt/Tone tok oss igjennom regnskapsrapporter i Tripletex:
Budsjett for 2024 er nå lagt inn, men skal justeres i alle fall fram til neste styremøte den 8. januar. Når vi runder nyttår lager Britt et forslag til årsregnskap, som vi ser nærmere på, sammen med kontrollutvalget på styremøtet i starten av februar. Vi tar nok sikte på å holde årsmøtet 4. mars og da har kontrollutvalget en måned på seg til å se nærmere på regnskapet. Britt har laget et skjema for våre fire prosjekter – et prosjektregnskap – og tallene der holdes utenfor det ordinære regnskapet. Når prosjektet er sluttført, blir et evt overskudd eller underskudd lagt inn i regnskapet. Dette blir også mer riktig i fht avskrivninger. Det skal også lages noter til årsregnskapet, slik som i fjor, som gjør det enklere å skjønne talla.
Kontrollutvalget har ordet:
Tor Hernes var fornøyd med at vi nå jobber med egne prosjektregnskap, som er etterlyst de siste to åra. Tor var også enig i at noter er viktig for å se mer detaljerte opplysninger.
Status økonomi Bergvarmeprosjektet:
Det ser ut til at dette har gått veldig bra ifht til anbud og prisoverslag. Trolig må vi ut med litt over 100.000 kroner fra egen konto, og det ervi godt fornøyde med.
Morten sender sluttrapport til Enova, der vi også kan vente noe penger.
Tanker om budsjett 2024:
Morten har laget et forslag som sendes styret sammen med dette referatet. Behandles på neste styremøte.
SAK 2: HYTTA
a. Strømsituasjonen etter åpningen av Bergvarme 9.november:
Litt tidlig å konkludere ennå, men forbruket ser ut til å ha gått ned fra og med 9. november.
b. Dugnadsvask av hytta før 2. juledag?
Nei, vi tar trolig en vask til våren.
c. Sliping av gulv store peisestue – hva gjør vi?
Vi avventer sliping her, og vil heller prioritere andre ting.
d. Nytt vindu nordvegg loft:
Blir byttet til våren.
e. Rapport til brannvesenet og overnatting loft:
Dag og Morten har jobbet litt med en tilbakemelding til brannvesenet. Målsetningen er å søke om brukstillatelse så vi slipper å søke hver gang vi skal ha overnatting. Rømningsveiene ut av vinduene er ankepunktet, men det kan skje at vi setter egne restriksjoner når folk overnatter og lager eget regelverk.
f. Røykvarslerne – status:
If Forsikring som har levert dem, skal overvåke dem via en app. Det har skjedd flere ganger at røykvarslerne slår ut når vi har overnattingsgjester. Knut holder i denne saken.
SAK 3: UTLEIE
SAK 4: ÅPEN DAG på Venåshytta 26.12.2023 da det er 90 år siden åpningen
Styret pluss vara Benjamin møter her.
Vi møtes 2. juledag på Venås klokka 09 og smører julekakene ferdig. Tone tar de ut av fryseren kvelden 1. juledag.
Program:
Klokka 11: Hytta åpner
Gratis julekake med smør, og gratis pepperkaker, gløgg, saft – ellers ordinære priser på kioskvarene – vaffel stekes men vi dropper purke.
Vi setter fram gratisvarene på eget bord i store peisestue og bemanner dette
Vi lager en plakat der vi inviterer folket til å ta seg en tur i hytta for å gjøre seg kjent.
Klokka 13: Kort tale om hyttas utvikling fra 1933 og fram til i dag – bør skje fra store peisestue, da også maleriet, peisen og premieskapet bør omtales og vises, samt fortelle om Bergvarmeprosjektet. Samtidig bør alt vi har fått til utendørs promoteres: Lysløypa, akebakken, grillene med gratis ved, lavvo, gapahuk, trimløype, Tusenmeterskogen med gratis kart og klatrepark. Også våre bidragsytere bør nevnes da.
Eget skiltoppslag med våre bidragsytere bør vi sette opp enten ute eller inne på hytta. Knut og Morten finner en plass for dette.
Morten oppretter et arrangement på vår facebookside
SAK 4: HANDLINGSPLAN 2024
Foreløpig handlingsplan for 2024 i prioritert rekkefølge:
SAK 5: STYRKETRENINGSROMMET
Nye apparater inn – gamle ut: Spenst er i ferd med å gi oss noen apparater, spinningsykkel og skimaskin. Muligens får vi også tilbud om en rimelig tredemølle. Stein Viken har lovt oss noen matter som vi kan legge ut på trimrommet ved vekttrening. Dag jobber videre med saken.
Vi søkte penger fra Gjensidigestiftelsen til å kjøpe nye trimapparater, men fikk avslag.
Trolig kommer vi til å søke andre når vi kommer inn på nyåret.
SAK 5: DIVERSE
Naturstiplakater fornyes:
Ingvar har innhentet anbud på nye i metall og styret foreslår at vi ber han kjøpe inn 10 plakater i første rekke. Trolig blir det behov for flere, men det kan vi følge opp senere.
Klubbledermiddag 5. desember:
Knut deltar der
Møte om tilrettelagte aktiviteter med kommunen
– Dag skal delta i møte 13. desember, sammen med kommunen og TFL. Dag har også vært på møte i regi av Halden idrettsråd ang miljøkontaktene.
Neste styremøte: Mandag 8. januar 2024 kl 18 Venås
Morten (ref)